Ariadne Digital: c’è ancora molta strada da fare per rendere le intranet strumenti aziendali efficienti e di supporto al business

Le classiche piattaforme intranet così come le abbiamo utilizzate negli ultimi anni non esistono più. O meglio, sono notevolmente cambiate, e vanno sempre più nella direzione di essere dei veri e propri Digital Workplace. Soprattutto nell’ultimo anno, segnato dall’emergenza Covid-19 e dal conseguente uso sempre più diffuso del remote working che ha mischiato, forse per la prima volta, vita professionale e vita privata.

Le persone, le loro esperienze e le loro esigenze lavorative (e anche personali) sono certamente l’aspetto più importante da considerare e, di conseguenza, anche gli strumenti che vengono usati giornalmente devono avere una efficace componente tecnologica, senza però dimenticare il lato umano.

L’osservatiorio di Intranet Italia Day, il primo evento italiano dedicato alle Intranet e ai Digital Workplace, ha condotto un’indagine per indagare lo stato dell’arte delle intranet e quali sono le caratteristiche più diffuse che questi strumenti – che stanno diventando via via più indispensabili in uffici sempre più smaterializzati ed ibridi – hanno (e dovranno avere) per essere davvero utili ai dipendenti.

“I risultati che abbiamo raccolto – dichiara Giacomo Mason ideatore di Intranet Italia Day – ci dimostrano che, sebbene qualcosa si stia muovendo, c’è ancora molta strada da fare soprattutto nelle aziende manifatturiere e di produzione e in quelle di piccole e medie dimensioni che non sono ancora pronte per fare il salto vero in quella che tutti definiscono digital transformation. Perché? In primo luogo perché il management è, spesso, scarsamente coinvolto in questi progetti (il 46% circa degli intervistati) e perché meno della metà delle aziende (il 40%) ha una strategia digital ben definita”.

Intranet aziendali: obiettivo accedere alle informazioni. Per il 62,2% degli intervistati, lo scopo della intranet aziendale è fornire un unico punto di accesso per applicazioni e servizi, ovvero la intranet, nella sua accezione più completa di Digital Workplace dovrebbe integrare al suo interno tutti i servizi e gli applicativi utilizzati dagli utilizzatori (news, rubrica, notifiche, avvisi, applicativi HR, strumenti di formazione online, ecc). Risulta importante per condividere conoscenza e informazioni tra tutte le risorse (46,67%), per supportare il lavoro quotidiano di ciascuno (37,78%) e per diffondere le strategie aziendali (28,89%).

Ma quali elementi renderebbero una intranet davvero utile secondo gli intervistati? La  collaboration tra i vari team, la digitalizzazione dei processi e la creazione di community interne. Tuttavia si tratta di elementi che, almeno in questo momento, sono ancora poco diffusi.

“Anche analizzando gli investimenti economici – aggiunge Giacomo Mason – appare evidente che le intranet non rappresentino ancora una leva strategica su cui puntare: il 22,22% delle aziende dichiara, infatti, di non aver stanziato alcun budget e il 20% ha allocato una cifra intorno ai 10.000 euro. Non solo: per il 51,11% l’ipotesi di spesa è rimasta invariata rispetto all’anno precedente, nonostante quello che è accaduto negli ultimi 12 mesi e che ha costretto le aziende a chiudere gli uffici passando al lavoro da casa”.

 Costruire una intranet davvero efficace: chi coinvolgere a livello aziendale e quali funzionalità implementare? A livello aziendale, solo il 40% ha coinvolto tutto il personale nella progettazione, il 28,89% il gruppo di lavoro e solo l’8,89% i team maggiormente interessati al progetto. A livello di contenuti, invece, possiamo affermare che la multimedialità (soprattutto foto e video) sembra la leva su cui tutti vogliono puntare. Negli ultimi tempi, poi, l’interazione è stata migliorata ulteriormente andando nella direzione dei social networks tipo Facebook con la possibilità di mettere like e commentare per aumentare l’engagement.

“I mesi che ci lasciamo alle spalle – conclude Mason – hanno tuttavia impresso un’accelerazione impressionante ai progetti intranet, che certamente lascerà il segno: la necessità di lavorare in remoto ha rimesso al centro della scena questi ambienti, in relazione alla necessità di aggiornamenti rapidi, di strumenti evoluti di collaborazione, di revisione di alcuni processi. Stiamo assistendo a grandi cambiamenti in questo campo, che nei prossimi mesi avranno certamente un impatto forte sia sui budget aziendali sia sulle scelte strategiche che verranno fatte per la digitalizzazione dei processi e la partecipazione attiva delle persone al processo di cambiamento. Il mercato dovrà farsi trovare preparato, con prodotti e soluzioni, capaci di intercettare questi bisogni emergenti.”